ई-मेल द्वारा व्यवसाय पत्राचार के नियम व्यापार पत्र: एक नमूना ई-मेल द्वारा ईमेल कैसे भेजें

पिछले दस वर्षों के व्यापार पत्राचार के लिएई-मेल के माध्यम से अत्यधिक लोकप्रियता प्राप्त हुई है और व्यापार संचार के मुख्य तरीकों में से एक बन गया है। आज यह व्यक्ति खोजना मुश्किल है जो पारस्परिक संचार के अभ्यास में ई-मेल का उपयोग नहीं करेगा। इस के बावजूद, आज कई लोग सोच रहे हैं: ई-मेल द्वारा एक पत्र कैसे भेजा जाए ताकि सभी नियम देखे जाएं? प्रेषक के बारे में पते पर एक अच्छी छाप बनाने के लिए साक्षर पत्र का उपयोग कैसे करें?

यह लेख व्यापार नियमों का वर्णन करता हैई-मेल द्वारा पत्राचार, और लेख में प्रस्तुत व्यावहारिक सलाह आपको ई-मेल लिखते समय सही व्यवसाय संचार सीखने में मदद करेगा।

कई लोगों ने अपना दिन शुरू कियानए संदेशों के लिए मेलबॉक्स की जांच करना लेकिन सूचना अफगानिस्तान की इस पद्धति की व्यापकता के बावजूद बहुत अफसोस के लिए, कई लोग नहीं जानते कि संचार के एक अनौपचारिक तरीके से ई-मेल लेते हुए व्यापार पत्राचार की भाषा का सही इस्तेमाल कैसे किया जाए।

ईमेल वितरण की गति के लिए धन्यवादमेल महत्वपूर्ण आधिकारिक दस्तावेजों, रूपों, अनुप्रयोगों के आदान-प्रदान को सरल करता है, लेकिन यहां लोगों को पत्र भेजते समय गलती होती है। अक्सर ऐसा होता है कि जब किसी भी फाइल का आदान-प्रदान करते समय कोई ई-मेल लिखते हैं, तो किसी कारण के लिए एसेसेसी साथ-साथ निबंधों को संकलित नहीं करते हैं और उन विषयों में प्रवेश नहीं करते हैं, जो प्राप्तकर्ताओं के काम को जटिल कर सकते हैं। इस लेख का उद्देश्य इस प्रश्न का उत्तर देना है कि ई-मेल द्वारा एक पत्र कैसे भेजना और ई-मेल के जरिए व्यापार लिखित संचार के सभी नियमों का पालन करना है?

ई-मेल लिखते समय, सभी जमा किए गए फ़ील्ड भरने चाहिए

ई-मेल द्वारा व्यवसाय पत्राचार के नियमई-मेल में प्रदान किए गए सभी क्षेत्रों को भरने के लिए पत्र के प्रेषक को उपकृत करना, जैसे प्राप्तकर्ता का पता और नाम और पत्र के प्रेषक। एक ऐसे विषय का वर्णन करना सुनिश्चित करें जो संक्षिप्त रूप से भेजे गए पत्र के सार का वर्णन करता है। बहुत बार, सही ढंग से वर्णित विषय से भेजे गए पत्र का भाग्य और इसमें बताई गई समस्या के समाधान की गति पर निर्भर करता है। एक व्यवसाय ई-मेल ग्रीटिंग से शुरू होना चाहिए - पत्राचार में प्राप्तकर्ता के लिए सम्मान का यह सरल प्रदर्शन बहुत महत्वपूर्ण है। ग्रीटिंग के बाद, पाठ का पालन किया जाना चाहिए, जिसे "पत्र का शरीर" कहा जाता है, और अंत में एक हस्ताक्षर छोड़ा जाता है, उदाहरण के लिए, "ईमानदारी से, ब्रिसोव पेट्र इवानोविच"।

व्यापार पत्राचार में शुभकामनाएं

इस समय यह आगे बढ़ाना आवश्यक हैआपका ध्यान, क्योंकि व्यापार संचार के किसी भी पहलू में सम्मान का एक इशारा बहुत महत्वपूर्ण है। इष्टतम स्वागत वाक्यांश "अच्छा दिन" या "हैलो" है ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार का संचालन प्रेषक को "शुभ संध्या" या "गुड मॉर्निंग" वाक्यांशों का प्रयोग करने से प्रतिबंधित करता है, क्योंकि प्राप्तकर्ता इसे प्राप्त करने के बाद पत्र को पढ़ सकता है। यह अनौपचारिक संचार में उपयोग किए जाने वाले स्थानीय भाषा के ग्रीटिंग के उपयोग में भी सही नहीं है।

शब्द या वाक्यांश बधाई के बादआपको प्राप्तकर्ता को नाम और पेट्रोनेरिक से संदर्भित करना चाहिए, और यदि नाम प्रेषक के लिए अज्ञात है, तो आप इस पल को छोड़ सकते हैं। स्वागत शब्द के बाद, आप पत्र के उद्देश्य के बयान पर आगे बढ़ सकते हैं।

ईमेल द्वारा व्यापार पत्राचार में संलग्न फाइलें

यदि पत्र का मुख्य उद्देश्य न केवल हैलिखित कथा और इस मामले के सार का बयान, लेकिन फाइल भेजने के लिए, पहले भेजे गए ऑब्जेक्ट को संलग्न करना बेहतर होता है। यह अक्सर होता है कि पत्रकों के पाठ में इस मुद्दे का सार बताते हुए, कई प्रेषकों ने अनावश्यकता के कारण, आवश्यक निवेश को संलग्न करना भूल गए। ऐसी लापरवाही एक व्यापार पत्र के प्रेषक की व्यावसायिक प्रतिष्ठा को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकती है।

ई-मेल पता पहचानने योग्य और संक्षिप्त होना चाहिए

ई-मेल द्वारा व्यापार पत्राचार के नियमप्रेषक को एक पहचानने योग्य इलेक्ट्रॉनिक नाम रखने के लिए बाध्य करें, जिसमें प्रेषक के नाम के बारे में स्वयं की वास्तविक जानकारी होनी चाहिए। बहुत ही लापरवाही और मूर्ख दिखने वाले आधिकारिक पत्र और पते, जब इलेक्ट्रॉनिक पता अनौपचारिक अभिव्यक्तियों या शब्दों को इंगित करता है, उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक पता "limon_petya"। यह वयस्क के लिए बहुत अस्थिर दिखता है। व्यापार पत्राचार करने के लिए, एक अलग ईमेल बनाना बेहतर है और ई-मेल द्वारा व्यापार पत्राचार के शिष्टाचार का पालन करना बेहतर है।

पहले प्राप्त ईमेल का जवाब देने के लिए त्वरित उत्तर फ़ंक्शन (प्रतिक्रिया) का उपयोग करना

उत्तर या प्रतिक्रिया समारोह (संक्षिप्त रूप मेंऐसा लगता है कि री :) उपयोगकर्ता को प्रेषक से पहले भेजे गए संदेशों को तुरंत प्रतिक्रिया देने में मदद करता है। इस समारोह में दिए गए विषय के लिए संवाददाता के साथ पिछले पत्राचार को पढ़ने का सार्वभौमिक अवसर भी है। लेकिन ई-मेल द्वारा व्यापार पत्राचार के नियम प्रेषक को व्यवसाय पत्र के विषय का नाम बदलने के लिए बाध्य करते हैं, अगर पत्राचार के दौरान चर्चा का सार बदल जाता है।

व्यवसाय पत्र भेजने से पहले, आपको वर्तनी की गलतियों और विराम चिह्न की जांच करनी चाहिए

ई-मेल सूचना के आदान-प्रदान को सरल बनाता है, लेकिनजब व्यापार पत्राचार रूसी भाषा के नियमों की उपेक्षा करने योग्य नहीं है, क्योंकि एक लापरवाही से प्रतिबद्ध त्रुटि प्रेषक की विश्वसनीयता को प्रभावित कर सकती है। पत्र भेजने से पहले, आपको कई बार टेक्स्ट की समीक्षा करनी चाहिए और सावधानीपूर्वक इसे विरोधाभास और विराम चिह्न त्रुटियों की उपस्थिति के लिए जांचना चाहिए। कई ई-मेल क्लाइंट में वर्तनी-जांचकर्ता फ़ंक्शन होता है, इसलिए लाल रेखा से रेखांकित शब्दों पर ध्यान दें। यदि आपको वर्तनी की शुद्धता के बारे में संदेह है, तो आपको इंटरनेट पर सहायता मांगनी चाहिए या वर्तनी शब्दकोश के साथ वर्तनी जांचनी चाहिए।

गंतव्य क्षेत्र अंतिम स्थान पर भरा जाना चाहिए

अपूर्ण या भेजने से बचने के लिएएक व्यापार पत्र के गंतव्य पता की असंपादित पत्र भेजने से पहले समय की निक में पूरा किया जाना चाहिए। इस नियम ने भी ई-मेल द्वारा व्यापार पत्राचार की मूल बातें में शामिल है। यह तब होता है कि जब खेतों गंतव्य ई-मेल को भरना पहले से प्राप्तकर्ता द्वारा इस्तेमाल किया की एक सूची देने के लिए, यह भी आदेश नहीं गलती से पत्र पानेवाला द्वारा तैयार एक व्यापार पत्र भेजने के लिए में अपना ध्यान केंद्रित पैनापन चाहिए।

एक व्यापार पत्र का निर्माण

पाठ संरचना नियम लागू होते हैंन केवल पेपर वाहक के लिए, बल्कि ई-मेल द्वारा व्यापार पत्राचार के नियमों के लिए भी। यह हमेशा सुविधाजनक करने के लिए प्राप्तकर्ता स्क्रीन पर पाठ संदेश की बड़ी मात्रा में पढ़ा नहीं है। इस बिंदु को सरल बनाने के लिए, आपको टेक्स्ट को तार्किक छोटे पैराग्राफ में तोड़ना चाहिए और जटिल अक्षरों को व्यावसायिक अक्षरों के पाठ में लिखे जाने की अनुमति नहीं देना चाहिए। एक व्यापार पत्र में एक वाक्य की इष्टतम लंबाई पंद्रह शब्दों से अधिक नहीं होनी चाहिए।

व्यापार पत्र का सार गुणों पर बताया जाना चाहिए

एक व्यापार पत्र, प्राप्तकर्ता के विषय के अलावामुख्य पाठ की पहली और दूसरी वाक्य भी ब्याज की होनी चाहिए। प्रेषक का कार्य पत्र की शुरुआत में समस्या या प्रश्न का सार है, जिस पर वह प्राप्तकर्ता को संबोधित करता है। पहला वाक्य उस उद्देश्य को इंगित करना चाहिए जिसके लिए व्यवसाय पत्र भेजा गया है। नमूना: "हम आपको सूचित करते हैं कि 02/01/2017 के अनुबंध संख्या 45 के तहत दायित्व की शर्तें" थोक सामग्रियों की आपूर्ति पर "समाप्त हो रही हैं। अनुबंध को नवीनीकृत करने के लिए, आपको दस्तावेज़ों का दूसरा पैकेज दर्ज करना होगा। " इस लक्ष्य के कारण, प्राप्तकर्ता को व्यवसाय पत्र के मुख्य विचार को समझने का अवसर मिला है। यदि पत्र का पाठ बहुत बड़ा है, तो ऑब्जेक्ट के अनुलग्नक फ़ंक्शन को टेक्स्ट दस्तावेज़ के रूप में अटैचमेंट के रूप में उपयोग करना बेहतर होता है, लेकिन टेक्स्ट फ़ील्ड के साथ आपको व्यावसायिक निबंध को प्रकाशित करने वाले साथ-साथ निबंध छोड़ना चाहिए। नमूना: "हम आपको आपके संदर्भ के लिए कंपनी मक्कास्ट्रॉय एलएलसी के पत्र की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि भेजते हैं। हम आपको पत्र में निर्दिष्ट समय तक "ढीली सामग्री की आपूर्ति पर" 02/01/2017 के अनुबंध संख्या 45 के विस्तार पर अपने निर्णय को सूचित करने के लिए कहते हैं। "

प्रत्येक व्यवसाय ईमेल का उत्तर दिया जाना चाहिए

व्यवसाय के नकारात्मक उदाहरण हैंपत्राचार, जब प्राप्तकर्ता किसी भी कारण से किसी व्यापार पत्र को अनदेखा करता है। कभी-कभी, ऐसे मामले हो सकते हैं जब कुछ स्थितियों के कारण उत्तर नहीं दिया जा सकता है, उदाहरण के लिए, किसी समस्या को हल करने के लिए समय अवधि में कई दिन लग सकते हैं या प्राप्तकर्ता प्रतिबिंब की स्थिति में है और तुरंत प्रश्न का उत्तर नहीं दे सकता है। इस मामले में, इस मामले पर एक संक्षिप्त टिप्पणी दी जानी चाहिए, उदाहरण के लिए, "हैलो, पाओटर इवानोविच। मुझे आपका पत्र मिला, लेकिन आज तक मुझे जवाब देना मुश्किल लगता है, क्योंकि मुझे उच्च प्रबंधन से परामर्श लेना चाहिए। मैं अपनी कंपनी के सीईओ को समस्या की रिपोर्ट करूंगा और सप्ताह के अंत तक आधिकारिक प्रतिक्रिया दूंगा। ईमानदारी से, बिक्री प्रबंधक इवान Belov। "

यह याद रखना उचित है कि अगर उत्तर तीन कार्य दिवसों के भीतर नहीं दिया गया था, तो व्यापार पत्र के प्राप्तकर्ता की चुप्पी को प्रेषक के साथ संवाद करने से इनकार करने और इनकार करने के रूप में मूल्यांकन किया जा सकता है।

प्रतिक्रिया पत्र लिखते समय, सभी सवालों का जवाब देना चाहिए

अगर प्राप्तकर्ता भालू को भेजा गया पत्रपूछताछ चरित्र, फिर एक पत्र लिखते समय, व्यापार पत्र के प्राप्त पाठ में मौजूद आदेश में प्रश्नों के उत्तर दिए जाने चाहिए। यदि प्रश्न पूछे गए हैं, प्रेषक को उनके लिए विशिष्ट उत्तर प्राप्त करने की उम्मीद है। एक पत्र लिखते समय, उत्तरों को गिना नहीं जाना चाहिए, आपको बस विचार को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। सभी प्रश्नों का उत्तर देने के लिए, सबसे पहले आपको प्राप्त व्यवसाय पत्र को कई बार फिर से पढ़ना होगा और यदि बहुत सारे प्रश्न हैं, तो पास को रोकने के लिए उन्हें अलग से लिखना बेहतर होगा। यदि कुछ प्रश्नों का उत्तर देना संभव नहीं है, तो यह इंगित करने योग्य है कि इस समय किसी कारण से उत्तर नहीं दिया जा सकता है।

संक्षेप, भावनात्मक डिजाइन और पूंजी अक्षरों का दुरुपयोग न करें

व्यवसाय के नकारात्मक उदाहरण हैंपत्राचार, जब प्रेषक इसे मुस्कान के रूप में अनौपचारिक संकेतों का उपयोग करके पतला करते हैं। सामाजिक नेटवर्क में संचार करते समय उनका आवेदन लोकप्रिय होता है, लेकिन व्यवसाय पत्राचार के नियम भावनाओं के ऐसे अभिव्यक्तियों का स्वागत नहीं करते हैं, क्योंकि प्राप्तकर्ता अपने वास्तविक अर्थ को नहीं जानते हैं और उन्हें विराम चिह्न गलतियों के एक समझदार सेट के लिए ले जा सकते हैं।

एक पाठ लिखने से इंकार करना भी जरूरी हैबड़े अक्षरों में। इंटरनेट पर बड़े अक्षरों में लिखा शब्दों का एक सेट कहा जाता है "वाक्यांशों चिल्ला" और इस तरह के वाक्यांशों अक्सर एक नकारात्मक रंग ले। जब इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय पत्र पढ़ने प्राप्तकर्ता कि अर्थ की धारणा के लिए हानिकारक हो सकता है एक नकारात्मक फ़ॉन्ट माना जा सकता है। घटना में है कि एक व्यापार पत्र, एक बिंदु पर बल देना महत्वपूर्ण उदाहरण के लिए परिचयात्मक वाक्यांशों का बेहतर उपयोग, बनाने के लिए, "कृपया ध्यान दें कि कोई बाद में 2017/10/02 साल से भी अनुबंध के विस्तार के लिए दस्तावेज़ों का एक पैकेज प्रदान करने के लिए की जरूरत है," या "आवश्यक है कृपया ध्यान दें कि दस्तावेजों अनुबंध के विस्तार 2017/10/02 साल से पहले प्रस्तुत किया जाना चाहिए। "

ई-मेल के माध्यम से संवेदनशील जानकारी न भेजें

व्यक्तिगत या गोपनीय जानकारी भेजने के लिएसूचना ई-मेल बॉक्स को त्यागना बेहतर है, क्योंकि हमलावरों द्वारा अपने स्वयं के भावी उद्देश्यों में उपयोग के लिए अवरोध का खतरा है। इस तरह की जानकारी में शामिल हो सकते हैं: फोन नंबर, बैंक कार्ड पासवर्ड, व्यक्तिगत बैंक खाते इत्यादि। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि जानकारी मेल एजेंट के सर्वर पर संग्रहीत की जाती है और हैकिंग के मामले में इसे चोरी किया जा सकता है।

पत्र के अंत में प्रेषक के हस्ताक्षर होना चाहिए

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, प्रत्येक भेजा गया हैपत्र में एक विशिष्ट हस्ताक्षर होना चाहिए। अक्सर मेलबॉक्स के डेवलपर हस्ताक्षर ब्लॉक के फ़ंक्शन को पेश करते हैं, जिसमें आप पोस्ट, नाम और संपर्क फोन नंबर के बारे में अपना डेटा दर्ज कर सकते हैं। इसके बाद, यह ब्लॉक प्रत्येक पत्र के अंत में स्वचालित रूप से प्रदर्शित हो जाएगा, जो टाइपिंग को सरल बना देगा। प्रेषक को सही ढंग से संबोधित करने के लिए, पत्र का जवाब देते समय, प्राप्तकर्ता के पास एक हस्ताक्षर सही ढंग से तैयार करना महत्वपूर्ण है। हस्ताक्षर का एक उदाहरण इस तरह दिख सकता है: "ईमानदारी से, बिक्री के प्रमुख निकोले पेट्रोव, +79810000000"।

निष्कर्ष निकालना, यह ध्यान दिया जा सकता है कि,ई-मेल द्वारा व्यवसाय पत्राचार कैसे आयोजित करें, यह समझने के लिए, आपको अतिरिक्त और जटिल तत्वों को सीखने की आवश्यकता नहीं है। शिष्टाचार के प्राथमिक नियमों का पालन करना और रूसी भाषा के मानदंडों का पालन करना आवश्यक है।