दस्तावेजों के साथ काम का संगठन

कर्मियों के दस्तावेजों के साथ काम का संगठनका प्रशासनिक उपकरण के कामकाज की गुणवत्ता पर विशेष प्रभाव पड़ता है, साथ ही कर्मचारियों के श्रम के गठन और संस्कृति भी। अधिक पेशेवर काम है, एक पूरे के रूप में उद्यम की गतिविधि को और अधिक सफल।

किसी भी उद्यम का आंतरिक कार्यप्रवाहतैयारी, रखरखाव, भरने, प्रतिलिपि बनाने, व्यापार सूचना के संचरण के लिए विभिन्न गतिविधियों को शामिल करता है। अभ्यास से पता चलता है कि लगभग 70 प्रतिशत सभी कर्मचारियों ने इन गतिविधियों पर खर्च किया है। यह कहा जाना चाहिए कि दस्तावेजों के साथ काम का संगठन तेजी से महत्वपूर्ण हो रहा है। आज, इस गतिविधि को एक आधुनिक उद्यम की प्रतिस्पर्धा की मुख्य कारकों में से एक माना जाता है।

दस्तावेजों के साथ काम का संगठन सुझाता हैप्राप्त और संसाधित व्यवसाय डेटा के लिए एक विशेष दृष्टिकोण, सूचनाओं के वितरण और परिवर्तन की प्रक्रियाओं के समन्वयन। दस्तावेजों के साथ काम का उचित संगठन खोज समय कम करता है, सटीकता बढ़ाता है, डेटा की समयावधि, अतिरेक को दूर करता है

खाते को दीर्घकालिक अभ्यास में लेना, प्रलेखन के साथ तीन मुख्य प्रकार के कार्य विकसित किए गए: मिश्रित, विकेंद्रीकृत और केंद्रीकृत।

उत्तरार्द्ध रूप एकाग्रता प्रदान करता हैएंटरप्राइज़ में एक यूनिट के आचरण में मौजूदा संरचना कार्यों की एक किस्म ऐसा उपखंड एक सामान्य या एक कार्मिक विभाग, एक न्यायलय और अन्यथा हो सकता है। दस्तावेज़ीकरण एक व्यक्ति द्वारा रखे जा सकते हैं जो एक सचिव है। किसी भी मामले में, यूनिट या एक कर्मचारी की जिम्मेदारी में प्राप्ति की गतिविधियों के पूर्ण चक्र के क्रियान्वयन को संग्रह विभाग को स्थानांतरित करने के लिए शामिल किया जाएगा। इन गतिविधियों में रिसेप्शन, बिजनेस सूचना प्रसंस्करण, पंजीकरण, भंडारण, निष्पादन पर नियंत्रण, प्रेषण, संदर्भ और सूचना संचालन, संग्रह को स्थानांतरित करने से पहले सिस्टमेटीशनिंग शामिल है।

दस्तावेज़ों के साथ काम करने का केन्द्रीकृत संगठनसबसे तर्कसंगत माना जाता है, और इस संबंध में, और अधिक बेहतर यह छोटे उद्यमों में विशेष रूप से सच है दस्तावेज़ीकरण को व्यवस्थित करने की इस पद्धति का उपयोग करते समय, सूचना प्रसंस्करण गतिविधियों की लागत काफी कम हो जाती है। इसके अलावा, कर्मचारियों के श्रम का संगठन काफी हद तक सुधार हुआ है। वर्कफ़्लो के संगठन के इस रूप के साथ, कार्यालय उपकरण सबसे प्रभावी है, दस्तावेज़ीकरण के प्रसंस्करण से संबंधित पद्धति और प्रबंधन गतिविधियों में एकता हासिल की गई है।

विपरीत केंद्रीकृत प्रणाली हैविकेंद्रीकृत योजना इस मामले में, प्रत्येक इकाई के लिए, अपनी प्रलेखन सेवा का निर्माण होता है। इन इकाइयों में सभी कार्यों को स्वायत्त रूप से किया जाता है। विकेन्द्रीकृत प्रणाली उन संस्थानों और संगठनों के लिए अधिक विशिष्ट है जो एक क्षेत्रीय तंत्र में भिन्न होती हैं। इसके अलावा, इस प्रणाली का काम उन उद्यमों के लिए भी उपयुक्त है, जिसमें कुछ विशिष्टता में अलग-अलग दस्तावेज हैं (उदाहरण के लिए, जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करने की आवश्यकता है)।

सबसे आम, इस बीच, फार्मएक मिश्रित प्रणाली है इस मामले में, सभी कार्यों का एक निश्चित हिस्सा (एक नियम के रूप में, प्राप्त और प्राप्त प्रसंस्करण और प्राप्त दस्तावेजों, भंडारण, प्रतिकृति) के लिए केंद्रीय इकाई में किया जाता है उद्यम के संरचनात्मक विभागों में, संग्रह (निर्माण), आदेश देने, संग्रह करने और संग्रह के लिए डिलीवरी के लिए तैयार करने के लिए गतिविधियों को पूरा किया जाता है।

दस्तावेजों के साथ या इस काम की योजना का चुनाव उद्यम की संरचना के अनुसार किया जाता है।