मामलों की नामकरण गठन का क्रम

उनके निष्पादन के बाद सभी दस्तावेज होने चाहिएव्यवसाय में समूहीकृत किए जाते हैं GOST 51141-98 के अनुसार "व्यापार" शब्द को एक दस्तावेज या दस्तावेजों के एक समूह के रूप में समझा जाना चाहिए जो संगठन की गतिविधि के विशिष्ट क्षेत्र से संबंधित होते हैं और एक अलग कवर के तहत फ़ोल्डर में रखे जाते हैं। प्रत्येक संगठन में उचित गठन, भंडारण और मामलों के लेखाकरण के लिए, मामलों के नामकरण को सालाना संकलित किया जाना चाहिए (बाहरी और आंतरिक वातावरण में परिवर्तनों को ध्यान में रखते हुए), जिसके लिए दस्तावेजों की त्वरित खोज सुनिश्चित की जाती है।

जब किसी भी इकाई के मामलों का निर्माण,अभिलेख प्रबंधन की एक एकल प्रणाली की आवश्यकताओं के अनुसार निर्देशित। मुख्य प्रावधानों को गॉस्ट 51141-98 में प्रस्तुत किया गया है, रूसी संघ की सरकार के तहत मुख्य अभिलेखीय विभाग के दस्तावेजों, अभिलेखीय निकायों के व्यवस्थित निर्देश, वृत्तचित्र सामग्री की सूची। दस्तावेजों और मामलों के भंडारण की शर्तों का पालन करना आवश्यक है। अगर एक जटिल संरचना और कई कार्यों के साथ एक संगठन, तो प्रत्येक प्रभाग में और पूरे संगठन में दस्तावेजों को व्यवस्थित करने, मामलों के गठन और अनुक्रमण के लिए एकीकृत सिद्धांत हैं। इसलिए, कर्मियों विभाग, गुणवत्ता सेवा, किसी भी अन्य संरचनात्मक उपखंड या संगठन के मामलों के नामकरण का गठन किया जाना चाहिए मानक दस्तावेजों की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए।

पहले चरण में यह मुद्दों की श्रेणी निर्धारित करने और आवश्यक हैदस्तावेजों की श्रेणी जिसमें यूनिट या संगठन के मामलों के नामकरण शामिल होना चाहिए। यहां हमें बनाया और प्राप्त दोनों दस्तावेजों की संपूर्ण मात्रा को कवर करने की आवश्यकता से आगे बढ़ना होगा। जब काम में नए प्रश्न पूछे जाते हैं जो नामकरण द्वारा प्रदान नहीं किए जाते हैं, तो इसके लिए अतिरिक्त शामिल किए जाने चाहिए। मामलों के नामकरण के रूपों को समय पर अद्यतन करने की अनुमति देनी चाहिए। इसलिए, जब अनुक्रमित मामलों में, नए अनुक्रमित बनाने के लिए संभव है और पहले से बनाए गए मामलों के पहले सौंपा अनुक्रमित प्रतिस्थापन को बाहर करना चाहिए। लंबित अधूरा कारोबार को मूल संख्या के प्रतिधारण के साथ अगले वर्ष के नामकरण में स्थानांतरित किया गया है।

प्रत्येक मामले का शीर्षक स्पष्ट होना चाहिए औरमामले की संरचना और दस्तावेजों की सामग्री को पूरी तरह से खुलासा करना जो इस फ़ोल्डर में रखे गए हैं। उस फ़ोल्डर पर आपको सूचकांक और मामले के संग्रहण की अवधि निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है। मामलों के एकीकरण को मामूली आधार पर किया जाता है, उदाहरण के लिए, आदेश, मिनट, आदेश और इसी तरह। मामलों का एक वास्तविक रूप में गठन किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक निश्चित संवाददाता के साथ पत्राचार, कच्चे माल की आपूर्ति के बारे में एक पत्राचार, एक क्षेत्रीय आधार पर संवाददाताओं के साथ पत्राचार, और इसी तरह।

जब दस्तावेज़ों को समूहबद्ध करना है, तो आपको चाहिएअपने भंडारण के समय पर ध्यान दें अस्थायी और स्थायी भंडारण या अलग-अलग शैल्फ जीवन के दस्तावेजों को एक फ़ाइल में जोड़ा नहीं जा सकता है। इस मामले ड्राफ्ट, अप्रासंगिक दस्तावेजों या प्रतियों की प्रतियों में शामिल करने की अनुमति नहीं है। मामलों का गठन करते समय, दस्तावेज के सभी हस्ताक्षरों की उपस्थिति, साथ ही इसके निष्पादन की शुद्धता की जांच करना आवश्यक है।

मामलों का अनुक्रमण और उनके आदेश का क्रम होना चाहिएमहत्व की डिग्री के अनुसार उत्पादन सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज़ पहले संकेत दिए गए हैं (आदेश, आदेश या अन्य प्रशासनिक दस्तावेज)। मामले के नामकरण में मामलों के सूचकांक और शीर्षकों, उनके भंडारण के लिए नियम और शर्तें, निकासी का आदेश होना चाहिए। मामलों के नामकरण संगठन में स्थापित आदेश में अनुमोदित किया गया है और इस क्षेत्र के राज्य पुरालेख के अधिकारी के साथ समन्वय किया जाता है। वर्ष के अंत में, अंतिम रिकॉर्ड नामकरण में जारी किए गए हैं जो प्रत्येक श्रेणी के लिए रिपोर्टिंग वर्ष में खोले गए मामलों की संख्या का संकेत देते हैं। संग्रह को स्थायी भंडारण या अस्थायी भंडारण मामलों का निपटान (अवधि की समाप्ति के बाद) इस संगठन के खातों के कार्यालय द्वारा स्थापित प्रक्रिया के अनुसार किया जाएगा।